MacBlu86

Nella società attuale le cose hanno bisogno di una buona presentazione.
Che sia la nuova linea di fagioli in scatola o il nuovo portatile della Apple, indubbiamente saper produrre presentazioni convincenti che riscuotano i consensi del nostro pubblico regala soddisfazioni, tanto all’università quanto sul posto di lavoro.

Ecco quindi una guida completa su come realizzare una buona presentazione (dalla progettazione all’esposizione in pubblico), evitando gli errori più comuni e con un occhio alla psicologia. Buona lettura!

La presentazione dagli anni ’80 ad oggi è stata inflazionata: dall’arrivo di Powerpoint sul mercato software tutti hanno sentito il bisogno di dire qualcosa, dalle ppt scherzose/romantiche ai report delle vendite, passando per il lancio di nuove idee.

Powerpoint in questo settore è diventato lo standard di riferimento, ma potete ottenere risultati decenti anche con Impress (della suite gratuita OpenOffice) e migliorare decisamente il tiro con Keynote di iWorks, che permette effetti più belli e transizioni più fluide (oltre a garantire il funzionamento dei video incorporati).

Progettazione e realizzazione
La fase della progettazione è fondamentale, in quanto permette di chiarirci le idee su cosa vogliamo fare. Se abbiamo le idee confuse realizzare degli schizzi su carta può essere di grande aiuto, così quando ci metteremo al computer saremo più produttivi e sapremo già cosa realizzare.

Una volta abbozzata l’idea iniziamo a gironzolare sul web per reperire i materiali necessari, ricordandoci SEMPRE di citare le fonti: questo permetterà alla nostra presentazione una maggiore autorevolezza e serietà, evitando così dei copia incolla senza capo nè coda.

Alcune regole fondamentali per la realizzazione del ppt:

• Non esagerare Limitate il numero delle slide raccogliendo e riassumendo i risultati, quando possibile preferite l’utilizzo di schermate (screenshot) e video esplicativi (coinvolgono maggiormente l’attenzione).
• Semplicità sempre apprezzata No a colori pacchiani/troppo vivaci (rendono difficile la lettura), a caratteri celtici (scegliete uno stile sobrio e semplice come il Verdana), a blocchi di testo interminabili (suddividete in paragrafi), a sfondi con immagini vivaci (opacizzatele per favorire la lettura).
  Meglio pochi dati chiari che tabelle interminabili con caratteri lillipuziani.
• Professionalità Anche se la presentazione è in ambito universitario non è detto che debba diventare la reinterpretazione delle comiche: assolutamente NO a caratteri come il Comic Sans MS (non stiamo scrivendo la lista della spesa), no ad un’esplosione di gif animate (non siamo al circo), no ad espressioni colloquiali non richieste (a puro titolo esemplicativo bella zio, non l’hanno mica capito, che palle, tvtb, cvd cmq ythutruhtg), errori di ortografia o di sintassi (riguardatela con un amico prima della prova ufficiale).
• Coerenza Le varie slide fanno tutte parte dello stesso progetto: caratteri, titoli, sfondi ed elementi grafici devono essere simili e comunicare un senso di appartenenza (e non la sensazione che le slide siano state fatte da 20 persone diverse).
• Pulizia “visiva” Nelle slide cercate di inserire POCHI elementi su sfondi chiari, migliora la lettura e permette la concentrazione.
  Non risparmiate sulla dimensione delle foto e delle scritte: devono essere chiaramente leggibili anche dall’ultimo della fila.
• Qualità tecnica/tecnologica Se possibile fate la presentazione dal vostro portatile, sarà meno probabile che si presentino malfunzionamenti o disguidi. Se vi trasferite su macchine esterne fate in modo che sulla chiavetta usb/disco fisso esterno ci sia tutto quello che vi occorre. Se servono adattatori (VGA/DVI/HDMI) portateli con voi, non è scontato che siano presenti in aula.

Una volta confezionato il vostro file siete pronti. Ora potete lavorare sul modo di presentare il vostro lavoro, onde evitare che il pubblico crolli nel sonno profondo alla seconda slide. Anche qui esistono alcune regole fondamentali che non andrebbero mai ignorate, del tipo:

• Problemi reali La presentazione di solito mostra un nuovo modo per fare qualcosa o la soluzione a qualcosa che già esiste. Partite sempre dal problema reale, in questo modo il pubblico sarà maggiormente coinvolto e si sentirà tirato in causa all’esplorazione delle idee da voi proposte.
• Chiarezza espositiva Parlate in modo equilibrato, senza correre ma con la giusta intonazione in modo da calibrare l’importanza dei vari argomenti. No alle letture parola per parola con tono monocorda della slide (la vedono già esposta), integrate con commenti e spiegazioni (soprattutto nel caso di termini difficili). Se sbagliate sorridete e riesponete il concetto: siete umani, può capitare a tutti (ma lo spettacolo deve continuare).
• Chiarezza mentale Imparate la sequenza delle slide in modo da evitare facce sorprese (da parte vostra) alla comparsa di ogni nuova slide. Evitate di fissare il monitor del portatile e guardate il pubblico, utile qualche frase per sdrammatizzare (no a barzellette o a improvvisazioni teatrali).
• Gestualità e dinamismo Quando parlate non siate bronzi di Riace, muovetevi da una parte all’altra della stanza cercando di fissare diverse persone in modo da cogliere il loro interesse. No alle mani in tasca, ad abiti troppo vistosi ed appariscenti (la sobrietà anche qui viene premiata), a pazze scorribande o ad un gesticolare confuso e inconcludente. L’attenzione deve rimanere sulle vostre slide e non sui vostri capelli spruzzati di verde menta. Per tenere occupate la mani impugnate il telecomando del proiettore ed utilizzate il laser incorporato per evidenziare le parti salienti della slide.
• Reale conoscenza Documentatevi sugli argomenti trattati, preparandovi ad eventuali controbattute: farsi vedere terrorizzati alla prima domanda non è il massimo (sia per voi sia per chi vi ha concesso lo spazio).
  Avere qualche informazione extra attinente alla slide fa sempre comodo, potete distrarre l’attenzione dal tema principale ed affrontare con freschezza la slide successiva.
• Tempi L’attenzione media è di 15 minuti, per cui considerate un calo fisiologico passati i primi 20 minuti circa di presentazione. Non dilungatevi troppo su ogni slide ma cercate di mantenere un certo ritmo, senza approfittare dei classici 5 minuti extra che vengono concessi rispetto al tempo limite. Essere concisi aumenta anche la voglia di ascoltare senza addormentarsi.

Come in tutte le cose l’esperienza aiuta: partire con la qualità come obiettivo principale di solito permette di limitare i danni, accontentarsi presentando quattro scritte su un foglio bianco di solito fa addormentare il relatore, il pubblico e diventa controproducente.  Buona presentazione a tutti!

Marco